Einladung
Zu den Sitzungen der Gremien der Selbstverwaltung (inkl. Arbeitskreise) muss im Voraus rechtzeitig eingeladen werden.
Die hier erklärten Vorschriften sind der Satzung und der Gremienordnung zu entnehmen[1].
Einladungsfrist
Die Fristen für die einzelnen Gremien sind in der Gremienordnung geführt: Bei den meißten Gremien - so auch bei AKs - beträgt diese 4 Tage.
Dabei wird der Tag an dem die Sitzung stattfindet nicht mitgerechnet, und es wird nur auf einen Tag genau (nicht etwa 4*24h) gerechnet. Zum Beispiel: Wenn ihr am Freitag eine Sitzung machen wollt, müsst ihr spätestens am Montag um 24:00 Uhr eingeladen haben. Da es beim Ausrechnen der Frist immer wieder zu Verwirrung kommt, haben wir das hier am Beispiel von 4 Tagen einmal gemacht:
| Tag der Sitzung | Tag, an dem die Einladung spätestens versendet werden muss |
|---|---|
| Montag | Donnerstag |
| Dienstag | Freitag |
| Mittwoch | Samstag |
| Donnerstag | Sonntag |
| Freitag | Montag |
| Samstag | Dienstag |
| Sonntag | Mittwoch |
Informationsveranstaltungen sind generell mit einer Frist von sieben Tagen einzuladen (Also am selben Wochentag, eine Woche früher)
Form der Einladung
Die Einladung muss Datum, Ort und Zeitpunkt der Sitzung enthalten.
Außerdem müssen alle Themen der Sitzung mit eventuellen Antragstexten auf der Einladung aufgeführt werden. Über nicht genannte Themen darf nicht abgestimmt werden.
Bei Anschaffungen ist ein Verfügungsrahmen anzugeben, der nicht überschritten werden darf.
Versenden der Einladung
Einladungen sind vereinsintern zu veröffentlichen. Das heißt es muss jede Einladung fristgerecht an sitzung@hadiko.de versendet werden.
Diese Sitzungsmailingliste kann von jedermann aboniert werden. Zusätzlich sind alle Flursprecher, sowie der Ära und der erVo automatischh Abonnenten der Liste.
Um mehr Leute zu erreichen, kann die Einladung zusätzlich über HaDiKo-L verteilt werden. Ebenfalls sollte die Einladung an die Mailingliste des eigenen Gremiums (z.B. ak-{}@hadiko.de) versendet werden.
Außnahme hiervon bilden die Mitgliederversammlung und der Kollegausschuss, bei denen alle Vereinsmitglieder bzw. alle aktiven Vereinsmitglieder benachrichtigt werden müssen, sowie die Hausparlamente und Hausvollversammlungen, bei denen alle Bewohner des Hauses eingeladen werden müssen (via hausk{}@hadiko.de).
Protokoll
Jede Sitzung benötigt ein Protokoll, das von einem Protokollanten geschrieben wird. Ist dieser zum Einladungszeitpunkt bereits bekannt kann er ebenfalls auf der Einladung genannt werden.
Fußnoten
- ↑ Im Zweifel gilt, was in den Ordnungen steht, nicht was im Wiki steht!