Protokoll

Zu den Sitzungen der Gremien der Selbstverwaltungen werden Protokolle aufgezeichnet. Diese Protokolle werden meist von einem vom Vorsitzenden auserwählten Protokollanten verfasst und anschließend vom Vorsitzenden in überarbeiteter, formatierter Form veröffentlicht.

Für den Protokollanten

1. Es ist nicht schlimm, wenn Du nach Namen fragst oder den Diskussionsverlauf verlangsamst, um mit dem Protokollieren mitzukommen. Lieber das als ein falsches Protokoll.
2. Wenn Du nur protokollierst und das Protokoll jemand anderes schreiben und ausformulieren mußt, denke daran, daß nicht jeder jede Schrift entziffern und nicht jeder alle Stichworte und deren Zusammenhänge versteht. Das heißt: schreibe deutlich und in verständlichen Stichworten.
3. Lese das fertige Protokoll durch und vergiß, daß du auf der Sitzung zugegen warst. Wenn du jetzt alles, was du geschrieben hast verstehst ohne die Einladung hinzu ziehen zu müssen, hast du ein gutes Protokoll geschrieben.
4. Auch wir im HaDiKo müssen sparen. Dies hat zur Folge, dass riesige Abstände zwischen den einzelnen Absätzen zu vermeiden sind. Ein DIN A4 Blatt hat zwei Seiten. Im Querformat passen auch mal zwei normale Seiten nebeneinander drauf.

Sinn eines Protokolls

Anhand von Protokollen sollen sich Leute darüber informieren können:

1. Wer auf der entsprechenden Sitzung anwesend war.
2. Wie die Diskussionsverläufe zu den verschiedenen Punkten waren
3. Das Protokoll ist auch als Gedankenstütze für die Teilnehmer zu sehen. Nach 2-3 Wochen

sind die Erinnerungen nicht mehr so frisch und an Hand des Protokolls sollte die Thematik wieder aufzufrischen sein.

Was muß in ein Protokoll

1. Der Kopf
   1. Art der Sitzung
   2. Ort, Datum, Beginn und Ende der Sitzung
   3. Anwesenheitsliste (inkl. Gäste)
   4. Wie die Abstimmungsergebnisse angegeben sind (z.B. "Alle Abstimmungen sind in der Form (JA/NEIN/ENTHALTUNG) und Meinungsbilder in der Form (JA/NEIN) angegeben.")
2. Der Hauptteil
   1. Jeder einzelne Punkt (Top) hat eine Überschrift, aus der klar hervor geht um was es geht.
   2. Diskussionsverlauf, falls eine geführt wurde. Von wem kam welcher Einwand/Beitrag? Alle Abstimmungsergebnisse, Meinungsbilder, Anträge, GO-Anträge, und alles weitere, was den Gang der Diskussion und die Entscheidung auf der Sitzung beeinflußt hat. Fragen, die Auftauchen, sollten mit den Antworten niedergeschrieben werden oder, wenn sie nicht beantwortet werden (können), eben das vermerkt werden. Natürlich muß nicht jedes Wort der Diskussion mit ins Protokoll aufgenommen werden, zum Teil können auch kurze prägnante Stichwörter reichen. Der Verlauf der Diskussion muß trotzdem ersichtlich sein/bleiben.
   3. Abstimmungsergebnis/Meinungsbild falls von Nöten.
3. Der Schluß

Besonders zu beachten

1. Protokolle haben oft Fristen. Das hat den Sinn, daß das Protokoll möglichst geschrieben wird, wenn die Sitzung noch frisch in Erinnerung ist und daß Einspruchsfristen, die bei manchen Sitzungen bestehen nicht bis in alle Ewigkeiten dauern. Diese Fristen müssen eingehalten werden. Als Richtlinie gilt, innerhalb von drei Tagen sollte das Protokoll fertig sein.
2. Die Namen der Personen müssen stimmen, nicht nur auf der Anwesenheitsliste, sondern auch im Text.
3. Äußerungen von Personen dürfen nicht aus dem Zusammenhang gerissen werden.